예전에는 달력에 볼펜으로 동그라미를 치고, 탁상 달력에 스티커를 붙이며 일정을 관리하는 사람이 많았다.
나 역시 그랬다. 회사 일정은 회사 벽에 붙은 월간 캘린더에 적어두고, 가족 일정은 냉장고에 붙은 자석 달력으로 확인했다. 그런데 어느 순간부터 일이 겹치기도 하고, 약속이 바뀌었는데도 서로 공유가 안 돼서 곤란한 순간이 자주 찾아오더라.
그때 누가 말해줬다.
“구글 캘린더 일정 공유하면 진짜 편해져.”
처음엔 별 기대를 안 했다. 그냥 일정 앱이 뭐 얼마나 대단할까 싶었는데,
지금 돌이켜보면 내가 가장 잘 바꾼 생활습관 중 하나가 ‘캘린더 공유’다.
가족 일정, 팀 일정, 병원 예약, 반복 구독일, 심지어 분리수거 날짜까지 구글 캘린더로 해결하고 있다.
구글 캘린더가 유용한 이유부터 이해하기
구글 캘린더는 그저 ‘일정을 적어둔 공간’이 아니다.
핵심은 일정을 공유할 수 있다는 점이다.
이 기능 때문에 업무에서도, 개인 생활에서도 폭발적인 효율이 생긴다.
내가 실제로 느낀 장점을 몇 가지 정리해 보면:
✔ 1) 플랫폼을 가리지 않는다
아이폰, 안드로이드, 노트북, PC, 태블릿…
어떤 기기든 로그인을 하면 동일한 화면이 뜬다.
가족끼리 폰 회사가 달라도 상관없다.
✔ 2) 공유 방식이 직관적이다
이메일 한 줄만 입력하면 캘린더가 공유된다.
말 그대로 일정을 보여줄지, 수정까지 할 수 있게 할지 권한도 조절 가능하다.
✔ 3) 알림이 정확하다
회의 10분 전, 병원 예약 1시간 전, 카드 결제일 하루 전 등
‘알림’에만 맡겨도 실수가 거의 없어진다.
✔ 4) 색상과 레이어 개념이 있다
업무는 파랑, 가족 일정은 빨강, 헬스는 초록…
이렇게 구분하면 한 화면에서도 보기 쉽다.
이 네 가지 덕분에 일정 관리가 스트레스가 아니라 도구가 된다.
구글 캘린더 시작하기 — 계정만 있으면 끝
구글 캘린더를 쓰는 데 필요한 건 딱 하나다.
바로 구글 계정.
지메일이 있다면 이미 조건 충족이다.
📌 PC에서 시작하는 방법
- 브라우저에서 calendar.google.com 접속
- 구글 계정으로 로그인
- 메인 화면에서 일정 관리 시작
끝이다. 설치도 필요 없다.
📌 스마트폰에서 시작하는 방법
아이폰 → App Store에서 Google Calendar 검색 → 설치
안드로이드 → 대부분 기본 탑재 or Play Store에서 설치
설치 후 로그인하면 PC와 바로 동기화된다.
이게 중요한 이유는 ‘집에서 등록한 일정이 회사 노트북에서도 보이고, 폰에서도 보인다’는 점이다.
일정 생성 방법 — 단순하지만 강력
일정을 생성하는 방법도 쉽지만, 그 안에 숨은 기능이 많다.
📌 기본 일정 생성
- 원하는 날짜 클릭
- 제목 입력 (예: 피부과 예약)
- 시간 지정
- 알림 설정
- 저장
여기까지만 해도 달력으로서 역할은 충분하다.
하지만 구글 캘린더의 진짜 힘은 여기서부터다.
일정 공유하는 방법 — 이 글의 핵심
일정 공유 방법은 크게 두 가지가 있다.
✔ 방법 ① 캘린더 자체를 공유하는 방식
가족 일정, 팀워크 일정처럼 전체 흐름을 공유할 때 유용하다.
- 왼쪽 메뉴에서 공유할 캘린더에 마우스 오버
- 점 3개 버튼 클릭 → 설정 및 공유
- 아래로 스크롤하여 특정 사용자와 공유
- 이메일 입력
- 권한 설정
권한은 이렇게 4단계로 나뉜다:
- 상태만 보기
- 모든 일정 보기
- 변경 가능
- 공유 관리 가능
나는 가족에게 ‘모든 일정 보기’, 회사 팀원에게는 ‘상태만 보기’를 준다.
장점은 상대가 내 일정을 따로 물어보지 않아도 된다는 점이다.
✔ 방법 ② 개별 일정을 공유하는 방식
전체 공유가 부담될 때는 개별 일정만 공유할 수 있다.
- 공유할 일정 클릭
- 게스트 추가 선택
- 이메일 입력
- 저장
이 방식은 예를 들어 모임 장소 잡을 때나 병원 예약을 가족에게 알려줄 때 좋다.
서로 자주 안 만나는 관계에서 특히 유용하다.
반복 일정과 알림 설정 — 생활 효율이 달라진다
내가 구글 캘린더를 쓰면서 가장 도움 되는 기능이 반복 일정이다.
실제로 반복 설정해 둔 항목들:
- 월급일
- 신용카드 결제일
- 헬스 PT 일정
- 병원 재진 예약
- 쓰레기/재활용 배출일
이런 건 손으로 매번 적다 보면 놓치기 쉽다.
반복 기능 하나로 해결된다.
알림도 엄청 유용하다.
나는 이렇게 쓴다:
- 회의: 10분 전
- 병원: 1시간 전 + 하루 전
- 생일: 7일 전
- 모임: 하루 전 + 2시간 전
특히 생일 일주일 전 알림은 신박하다.
선물 살 시간도 충분해서 좋다.
색상 구분 — 한눈에 보기 쉽게
구글 캘린더는 일정마다 색을 입힐 수 있다.
내 경우에는 이렇게 쓴다:
- 업무: 파랑
- 가족: 빨강
- 헬스: 초록
- 금융: 노랑
- 개인 공부: 보라
한 화면에서 겹치면 빠르게 파악할 수 있다.
실제 사용 사례 — 가족 & 회사
✔ 가족 사용 사례
우리 가족은 구글 캘린더를 이렇게 쓴다:
- 병원 예약 공유
- 명절 가족 모임 날짜 공유
- 여행 계획 날짜 조율
이걸 쓰기 전엔 계속 물어봐야 했다.
“병원 언제였지?”
“이번 주에 누구 생일이지?”
“모임 날짜 바뀌었어?”
지금은 물어보는 일이 없다.
✔ 회사 사용 사례
팀 일정에서 정말 효율이 크다:
- 회의 겹침 방지
- 휴가 일정 공유
- 출근/재택 표시
이 기능은 특히 스타트업, 프로젝트 팀, 대학 팀프로젝트에서 빛을 발한다.
구글 캘린더는 ‘기억 비용’을 줄인다
사람은 기억도 하고 일정도 관리해야 한다.
근데 두 가지를 동시에 하려면 스트레스다.
구글 캘린더는 “기억은 도구에게 맡기고, 실행만 사람이 하면 된다”는 느낌이다.
종이 달력처럼 예쁘진 않지만, 효율은 압도적이다.
특히 공유 기능은 관계 비용을 줄여주는 도구라고 생각한다.
이 글을 읽고 아직 구글 캘린더를 안 써본 사람이라면,
일단 앱을 설치해서 가족 일정 하나만 공유해 보길 추천한다.
딱 그 순간부터 일정 관리 방식이 달라질 수 있다.